かんばん方式とポモドーロの「KanbanFlow」の使い方。Trelloを辞めました

「KanbanFlow」というウェブサービスがオススメです!

  1. タスクが可視化されて脳の負担が減る
  2. タスクごとの時間管理により生産性向上
  3. 怠けずに済む!

というメリットがあります。

アルパカ

今まで使っていたTrelloFocus To-Doよりも使いやすくて便利でした

» 参考:【Focus To-Do】ポモドーロテクニックでタスク管理をした体験談

 

KanbanFlowとはどんなウェブサービス?

KanbanFlowとはどんなウェブサービスか?

簡単に説明します。

  • 無料で使えるタスク管理サービス
  • かんばん方式でタスクを管理する
  • ポモドーロ・テクニックが利用可能(タスクごとに時間計測できる)

>利用はこちら(利用無料)

 

こんな感じの画面です↓

kanbanflow

kanbanflow

 

つまり「かんばん方式」と「ポモドーロ・テクニック」の2つの側面があるサービスです。

以下で、簡単に説明しますね。

かんばん方式とは?

かんばん方式はTOYOTAが生み出した生産管理の仕組みです。

個人で使う分には、

  • かんばん(大きな紙)を用意する
  • かんばんは3つの領域をもつ→TODO ,DOING, DONE
  • 「付箋」に作業(タスク)を書きだす ※複数
  • かんばん内の適した位置に、付箋を貼る

という感じですね。

つまり、作業を「ある特定の粒度(タスクサイズ)」に分割して、進捗状況を見えるようにする、という感じ。

 

ポモドーロテクニックとは?

ポモドーロテクニックとは、シンプルな生産性向上のための方法です。

  • 25分間ひとつのことに集中する
  • その後5分間休憩する
  • その30分サイクル(25分作業+5分休憩)を1ポモドーロという
  • 1日に何回ポモドーロが出来たかを計測する

という感じ。

※4ポモドーロごとに15分休憩することが推奨されています

非常に簡単ですが、やってみると効果絶大だと分かります。

 

KanbanFlowの利用はこちら(利用無料)

 

KanbanFlowの便利なポイントは3つ

KanbanFlowが他のウェブサービスに比べて、便利なポイントは3つ

  1. ポモドーロ開始&タスク変更が簡単
  2. ポモドーロ数が簡単に見られる
  3. タスクごとにかかった時間がひと目で分かる

それぞれ解説していきます。

 

【1】ポモドーロ開始&タスク変更が簡単

ポモドーロ(時間測定)開始が簡単というのが1つ目のポイント。

 

人間は物事に取り掛かるのに時間が必要だと、ヤル気を失います。

しかし、このウェブサービスは簡単にタスクを開始できます。

※【参考】20秒ルール:取り掛かるまでの手間を20秒減らすだけで、行動できる確率はかなり上がる

 

また、ポモドーロをやっていて困るのが

  • 早めに作業が終わってしまった時
  • 他の作業をやりたく無った時

です。

この時、簡単に他のタスクに「CHANGE(変更)」できます。

kanbanflowのタスク

kanbanflowのタスク

他のポモドーロ系のアプリよりも簡単に変更できて助かります。

 

【2】ポモドーロ数が簡単に見られる

ポモドーロ数が簡単に見られます。

まず過去の分に関しては、Reportで簡単に見られます。

  • 日によってどれくらいヤル気があったのか?
  • どういう時(曜日)にポモドーロが伸びるのか?

が分かるので、自分のポモドーロの大まかな傾向がつかめます。

 

また、過去の記録から「もっと伸ばしていきたい」と自然とゲーム感覚になっていきます。

 

あとは、実際にやっている最中のポモドーロ数も明示されるので「今日は既にここまでやったんだ!」と自身を持ち、やる気に繋がります。

※人間は慣性の生き物なので、一度頑張り始めると頑張ってしまいます

 

【3】タスクごとにかかった時間がひと目で分かる

地味にありがたいのが、タスクごとにかかった時間がひと目で分かること。

KANBANFLOWポモドーロ

KANBANFLOWポモドーロ

 

どのタスクに何分かかっているのか分かるので、後から行動の予測が立てやすくなります。

 

この手のトラッキングツールは「自動的に記録を蓄えてくれる」ことが重要。

あとは、その記録に基づいて、コツコツと改善すれば良いだけです。

※不思議なもので、データが溜まると、自然と改善したくなります

 

KanbanFlowの個人的な使い方

KanbanFlowの個人的な使い方です。

意識しているのは以下の3つです。

  1. 列の設定は5列
  2. 休憩時間は90分毎に20分
  3. 1つ1つのタスクの粒度を揃える

 

基本的な列は5つ

基本的な列は5つにしています。

  1. TODO(直近でやること)
  2. NEXTWEEK(来週やること)
  3. DONE(完了したこと)
  4. TODAY(今日の予定)
  5. TOMORROW(明日の予定)

かんばん方式的には、ToDo, Done, Doingがあれば充分なのですが、ちょっとだけ改良です。

  • TODOに時間的な観点(直近、来週以降)を持ち込んでいる
  • DOINGをスケジュール代わりに利用(今日と明日に分ける)

という風に使っています。

まだ試行錯誤中ですが、こうすることで、すぐにやることだけに集中できます。

 

ポモドーロごとの長期休憩時間は90分に20分に設定

ポモドーロごとの長期休憩時間は90分に20分に設定しています。

以前記事で書いたとおり

  • 90分の仕事の後、20分の休憩
  • 25分の集中の後、5分の休憩(ポモドーロ・テクニック)

というのが効率的だという研究結果が出ているので、合わせて使ってみています。

» 参考:仕事や勉強の休憩中にやるべきことまとめ【最適な休憩時間と行動は?】

 

設定方法は簡単で、

  1. Pomodoro Timerの右下の「Settings」を押す
  2. 「General」のLong break timeを「20minutes」に設定
  3. 「General」のLong break intervalを「Every 3rd break」に設定

で可能です。

 

1つ1つのタスクの粒度を揃える

地味に大切なのが「1つ1つのタスクの粒度を揃える」ことです。

1タスク30分~60分で終わるように設定するのがオススメ(ポモドーロに合わせて)

 

具体的には

  • 10分のタスクが3つあったら、1カードに統合する。
  • 逆に60分を超えるタスクがあったら、仕事内容に合わせてカードを分割する

というのがオススメ。

 

具体的なメリットは以下の3つです

  • 残りのタスクの数から、作業予測時間が推測できる(無意識に)
  • 終わったタスクの数が増えて楽しくなる
  • 一つ一つのタスクを「何分で終わるか」予測するようになる

 

このように仕組み化することで、脳の負荷を減らしつつ、淡々と作業に集中できます。

 

あとオマケの効果として、「1仕事終えるのにかかる時間予測の不正確さ」に気づくことが出来ます。

※私も1つのカードをやるのに1時間以上かかることが、ざらにあります…

 

まとめ:KanbanFlowは無料なので、お試しください

KanbanFlowは登録一瞬で、無料で使えるので、ぜひお試しください!

  • タスクが可視化されて脳の負担が減る
  • タスクごとの時間管理により生産性向上
  • 怠けずに済む!

というメリットを享受できるオススメのウェブサービスです

>利用はこちら(利用無料)

 

アルパカ

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